Kijkje achter de schermen – niet alleen met kerst druk
Wie denkt dat de inkoopmanagers van Tintelingen na de kerst even van een rustige periode kunnen genieten, heeft het mis. Het hele jaar wordt alles op alles gezet om aan de klantbehoeften te voldoen. Inkoopmanager Erin Laven geeft een kijkje achter de schermen.
Tot 2009 was Erin al in dienst bij Tintelingen als accountmanager. Maar na een uitstapje naar een functie in de sales bij andere organisaties, kon ze niet wachten om in 2018 weer terug te komen. Dit keer aan de andere kant, als inkoopmanager. ‘Inmiddels zijn we vijf jaar verder en hebben we heel wat uitdagingen achter de rug. De coronacrisis, de blokkering van het Suez-kanaal, grondstof- en containertekorten en de oorlog in Oekraïne hebben mijn werk niet makkelijk gemaakt. Ik moest elke keer schakelen. Maar me daardoor laten ontmoedigen? Zeker niet!’
365 dagen kerst
Het werk van Erin en haar collega’s gaat 365 dagen per jaar door, vertelt ze. ‘Zodra de kerstboom de deur uit is, zijn we alweer bezig met kerst 2023.’ Hoogste tijd om de kerstgeschenken voor volgend jaar te selecteren én te onderhandelen over de prijzen. ‘Samen met de leveranciers kan ik dan gaan kijken hoe ik het assortiment nog beter kan laten aansluiten op de steeds veranderende wensen. Het liefst doen we dat zo vroeg mogelijk in het jaar. Maar aan het einde van het jaar is er natuurlijk ook ruimte om brandjes te blussen.’ In het tweede kwartaal wordt het basisassortiment definitief bepaald en de zomer is de periode voor reserveringen en inkooporders. Daarna is het tijd voor de distributie en dan is het alweer kerst. En begint het proces weer van voor af aan.
Klantrelatie
Het basisassortiment is er voor alle klanten. Daarnaast zijn er ook nog producten en uitjes ‘op maat’. Want grote klanten ontvangen vaak maatwerk, al dan niet via een aanbesteding. ‘Zij hebben vaak specifieke wensen, zoals producten van lokale ondernemers en innovatieve of duurzame producten.’
Het opbouwen en onderhouden van een relatie met zo’n leverancier vindt Erin een van de leukste dingen die er is. ‘Een klant in de zorgsector vraagt doorgaans om andere producten dan een financieel dienstverlener. Binnen de zorg is er bijvoorbeeld meer vraag naar producten als blenders, gourmetstellen of badjassen.’ Aan haar de schone taak om te zien waar de behoefte ligt en daar de beste producten bij te vinden. ‘Daarom is de evaluatie van de collega’s van Sales ook zo belangrijk voor mij, daar haal ik heel veel informatie uit. Dan hoor je wat goed ging, maar komen er ook verbeterpunten aan bod. En dan luister ik altijd extra goed.’ , want dat nemen we weer mee in de selectie voor het nieuwe seizoen.
Inspiratie
Het is dus dé uitdaging voor Erin om Tintelingen-klanten te blijven verrassen en verwonderen met fijne producten en diensten. Hoe doet ze dat toch? ‘Ik bezoek met mijn collega Dennis regelmatig beurzen, daar doen we altijd weer inspiratie op. De ene keer staan we op een Kerstbeurs, dan weer bewonderen we een showroom van een leverancier.’ Maar, eerlijk is eerlijk, makkelijk is het niet altijd. ‘Het is ieder jaar een uitdaging. We moeten met veel factoren rekening houden. Zo moeten we er bijvoorbeeld zeker van kunnen zijn dat iets zonder brokstukken bezorgd kan worden. We hopen volgend seizoen met een nieuwe machine te werken die niet alleen de producten nog beter beschermt, maar ook duurzaam verpakt. Dus het wordt weer iets makkelijker om die ene eyecatcher te vinden!’